Veel bedrijven gebruiken verschillende software die op verschillende plekken staan. Deze softwarepakketten zijn vaak niet met elkaar gekoppeld, maar hebben wel gedeelde data. In dit blog staan 10 redenen waarom je software met elkaar moet koppelen. De software kan gekoppeld worden door middel van beschikbare API’s.
Door software met elkaar te koppelen kan je bijvoorbeeld salaris en de HR-administratie vereenvoudigen door het ontdubbelen van taken. Waarom zou je nog de gewerkte uren in meerdere softwarepakketten handmatig invoeren? Door het maken van software koppelingen, verbeter en versnel je personeelsprocessen waardoor je meer tijd overhoudt om andere taken uit te voeren.
Een ander voorbeeld is het koppelen van een planningsapplicatie met urenregistratie software waarin ook de gewerkte uren worden bijgehouden. Met deze koppeling voorkom je dat men ook hier veel tijd besteed om uren over te zetten naar het planningssoftware.
Kortom in veel bedrijven worden de uren op veel verschillende plekken in het proces handmatig ingevoerd en door software met elkaar te koppelen kan je sneller en efficiënter gaan werken. De meeste bedrijven gebruiken diverse softwarepakketten die vaak onafhankelijk van elkaar werken. Deze pakketten zijn dus niet met elkaar gekoppeld, maar hebben wel gedeelde data wat betekent dat er veel handmatig overgetypt moet worden. Dit levert veel ergernis, maar vergroot ook de kans op het foutief invoeren van gegevens.
Moet je dan ook software vervangen?
Ondanks dat we veel ervaring hebben in het ontwikkelen van nieuwe software, is het niet altijd nodig om oude software te vervangen. We kunnen de huidige software vaak prima met elkaar koppelen en samen laten werken waardoor je ontbrekende data of functionaliteiten uit een ander programma kan inzetten.
Software koppeling voordelen
Werken vanuit één systeem waarin je alle informatie kunt beheren. De informatie is altijd up-to-date omdat je verschillende systemen en databronnen met elkaar gekoppeld hebt. Een software koppeling levert veel gebruikersgemak op. Andere voordelen zijn ook:
1. Niet meer dubbel invoeren
Als je software koppelt voorkom je het dubbel invoeren van gegevens omdat gegevens automatisch tussen de verschillende softwarepakketten met elkaar uitgewisseld worden.
2. Bespaart tijd
Door het automatisch uitwisselen van gegevens bespaar je een hoop tijd. Tijd die je goed kunt gebruiken voor andere zaken.
3. Verkleint de kans op fouten
Als je gegevens op minder plekken handmatig invoert en gebruik maakt van automatisch uitwisselen, dan verklein je de kans op het maken van fouten door verkeerd ingevoerde data.
4. Maakt gegevens actueel
Nog een voordeel van het koppelen van je software is gegevens ook actueel zijn. De gegevens in de verschillende softwarepakketten worden automatisch bijgewerkt en gedeeld.
5. Beveiligt uitwisselen van gegevens
Bij het koppelen van software worden gegevens automatisch via een beveiligde verbinding veilig uitgewisseld.
6. Is duurzaam
Je kan goed werkende applicaties met elkaar koppelen en zo tot een oplossing komen dat aansluit op de behoeftes die nodig zijn om de processen te optimaliseren. De koppelingen zijn duurzaam en voorkomen dat je opnieuw moet investeren in andere software.
7. Geeft flexibiliteit en vrijheid
Omdat je software met elkaar kan koppelen biedt het flexibiliteit en vrijheid van software keuze. Je kan gebruik maken van je huidige softwarepakketten, maar ook kiezen om te gaan voor de nieuwste software systemen. En dan een keuze te maken uit de beste die op de markt worden aangeboden. Ook dan kan het koppelen van software je nog steeds veel voordelen bieden. Vaak ligt de ideale oplossing namelijk niet binnen één pakket en door de verschillende softwarepakketten te koppelen kom je toch uit op de beste oplossing voor jouw organisatie.
8. Maakt schaalbaar
Digitalisering zorgt voor versnelde groei en door softwarepakketten met elkaar te koppelen maakt dit je organisatie schaalbaar om te kunnen groeien.
9. Ondersteunt klantgericht werken
Door het koppelen van softwarepakketten verlopen processen vaak soepeler en kan je sneller ingaan op kansen. Informatie voor klanten eenvoudiger bij elkaar krijgen en delen. Het koppelen van bijvoorbeeld een CRM-systeem aan je planning software ondersteunt klantgericht werken en maakt een snelle opvolging mogelijk.
10. Relatief snelle en goedkope oplossing
Veel bestaande koppelingen vragen een kleine implementatie en kunnen op basis van een maandelijks licentiebedrag worden afgenomen. Door gebruik te maken van je huidige softwarepakketten wordt het schaalbaar en voorkomt het een dure investering om software op maat te laten maken waarin alle functionaliteiten worden opgenomen. Het ontwikkelen van maatwerk software kost meer tijd en is daarmee ook vaak een grote investering.
Software koppeling laten maken
Vaak kunnen softwarepakketten met elkaar gekoppeld worden door gebruik te maken van de beschikbare API’s. In het geval er geen API’s beschikbaar zijn dan is het vaak alsnog mogelijk om een software koppeling te maken, alleen wordt het dan wat complexer en kost het meer tijd om het te realiseren.
De afkorting API wordt vaak gebruikt en staat voor application programming interface en geeft aan dat je software met elkaar kan laten communiceren via een koppeling. Een API zorgt ervoor dat er data tussen verschillende softwarepakketten via een beveiligde verbinding uitgewisseld kan worden.
Via een tussen laag zorgen we ervoor dat de softwarepakketten met elkaar kunnen communiceren en data kunnen lezen en schrijven. Als je er een slimme tussenlaag tussen zet, dan kan je data uit meerdere softwarepakketten met elkaar koppelen en de data uitwisselen maar ook verrijken. Om dit te realiseren maken we gebruik van middleware software Apiify.io
Enkele praktische toepassingen van programma’s die je kan koppelen:
-
AWS Amazon web services
-
Big Query hiermee kan je gegevens uit verschillende bronnen verzamelen
-
Carerix recruitmentplatform
-
CRM-systemen
-
Marketingprogramma’s,
-
Betaalsystemen, zoals Mollie, Adyen, Multisafepay, Afterpay enz.
-
Administratie en boekhoudprogramma’s, Exact, Reeleezee
-
Social media Facebook, Twitter, Slack, Linkedin
-
ERP-systemen en logistieke systemen
-
Gitlab voor developers
-
Google docs, spreadsheets
-
OMS4business orderbeheer, planning en registraties
-
Pipedrive voor Salesteams
-
Qlik Sense business intelligence
-
Redmine tijdregistraties
-
Vovys telefonie
-
Yoobi CRM-website bezoekers
De toepasbaarheden zijn dus eindeloos en kunnen voor zeer diverse projecten worden ingezet. Of het nu het koppelen is van bedrijfskritische applicatie software of het koppelen van vluchtgegevens op een website, alles is mogelijk. Er zijn ontzettend veel api-koppeling beschikbaar en met een beetje creativiteit kun je ze met elkaar koppelen en gebruiken binnen een leuk project. Data van de ene API meenemen, toevoegen verrijken aan de andere om zo van meerdere API-koppelingen uiteindelijk een datastroom over te houden die je voor van alles kan inzetten.
Kortom genoeg uitdagingen en mogelijkheden om je organisatie of onderneming op een slimme manier te digitaliseren en data uit te wisselen en te verrijken. Ben je benieuwd wat er binnen jouw organisatie mogelijk is? Neem dan contact met ons op en dan bespreken we de mogelijkheden.
