Business proces management (BPM) software voor Ansul Brandbeveiliging en FPSupport

10 mei 2016

Het volgen en juist uitvoeren van bedrijfsprocessen is vaak een enorme uitdaging. Zeker wanneer de organisatie groot is, of er grote gevolgen hangen aan het niet juist uitvoeren van de processen. ANSUL Brandbeveiliging en FPSupport (een digitale dienstverlener in facilitaire processen), heeft daarom bij Toomba de vraag neergelegd om te kijken naar de mogelijkheid om een applicatie te ontwikkelen die een vorm van borging kan bieden van facilitaire processen. Inge, online kwaliteitsmanager bij Toomba, was leading in dit project. Samen met Marcel Schooneveld, directeur FPSupport, heeft zij ervoor gezorgd dat het project is geslaagd tot volle tevredenheid van beide kanten.

ONTWIKKELEN VAN EEN BUSINESS PROCES MANAGEMENT (BPM) TOOL

De ontwikkeling van deze applicatie heeft ruim een half jaar in beslag genomen en er zijn duizenden uren werk in gaan zitten door de complexiteit van de software. Het mooie is dat niet alleen Ansul en FPSupport er gebruik van kunnen maken; deze Business Proces Management tool is voor elk bedrijf in te zetten om de processen te beheren en controleren. Deze tool is modulair gebouwd met Preside CMS open source wat gebouwd is in cfml (Coldfusion / Lucee). Modulair zodat het ook makkelijk is uit te breiden en aan te passen. Zo’n applicatie blijft natuurlijk altijd in ontwikkeling. Een van de belangrijkste uitdagingen was om te zorgen dat het een gebruiksvriendelijke en simpele tool zou worden; eenvoud in procesborging is de belangrijkste pijler van dit product.

VERLOOP VAN HET PROJECT

We zijn begonnen met het Functioneel Ontwerp welke al was samengesteld door Marcel. Inge is samen met Chris Constandse, designer bij Toomba, dit per pagina en gewenste functionaliteit door gaan lopen en hebben dit van feedback voorzien. Uiteindelijk zijn we hier een flowchart en sitemap op gaan baseren om te controleren of er aan alles was gedacht. De toevoegingen en aanpassingen die hieruit zijn gekomen zijn doorgevoerd in de ontwerpen voor het platform. Tijdens de testfase kwamen we door de complexiteit van coderingen en importmogelijkheden nog veel opties tegen die in de praktijk handig zijn. Wat nog binnen scope paste, hebben we direct uitgevoerd en andere punten zijn voor de komende tijd ingepland om verder uit te werken. Voorlopig blijven we het platform dus nog uitbreiden, want er zijn nog legio mogelijkheden wat maakt dat het erg interessant is voor verschillende bedrijven die ermee gaan werken.

WAT ZIJN DE MOGELIJKHEDEN VAN DE TOOL?

De basis van de applicatie staat klaar, de ontwikkeling blijft echter in volle gang. Enkele voorbeelden van features dit op dit moment al in de tool zitten:
  • Per job/taak kunnen er een omschrijving, documenten, locaties of bijvoorbeeld een prioriteit worden toegevoegd. En natuurlijk een verantwoordelijke worden aangewezen.
  • Dashboards met openstaande jobs/taken
  • Zijn er jobs of taken over tijd? Dan worden er automatisch e-mails verzonden naar de verantwoordelijke personen.
  • Toevoegen van branche specifieke modules zoals Brandveiligheid.
  • Het is ook mogelijk om jobs/taken terugkerend te laten zijn. Bijvoorbeeld voor periodieke controles.
  • Er zijn verschillende soorten gebruikers met bijbehorende rechten mogelijk. Zoals een leverancier die processen aan kan maken en werknemers (verantwoordelijke) die de betreffende taak/job kan uitvoeren.

OVER DE SAMENWERKING MET ELKAAR

Marcel zegt: “de ontwikkeling van een applicatie is een intensief traject. Op basis van de functionele specificatie is er stap voor stap gewerkt naar een product waar ik zeer tevreden over ben. De kwaliteit van het product valt en staat met een proactieve en kritische benadering van het ontwikkelteam. Hieraan heeft Toomba een goede invulling gegeven, waarbij uiteindelijk het product beter is geworden dan de omschrijving in de functionele specificatie. De korte lijnen en snelle reacties van Inge, dragen daar ook zeer aan bij.” Inge voegt hieraan toe: “door de prettige samenwerking met Marcel hebben we veel van elkaars vakgebieden kunnen leren en zijn we trots op wat we uiteindelijk samen hebben kunnen neerzetten. Daarbij komt dat we al veel positieve reacties van daadwerkelijke klanten hebben ontvangen, daar doe je het toch uiteindelijk voor!”

Kom met ons in contact