Werken met een internationaal team en handige tips voor Slack

In deze blog leggen we uit waarom wij Slack gebruiken en geven we enkele tips en best practices over hoe je Slack met je team kunt gaan gebruiken.

Nieuws

06 april 2021

Bij Toomba werken we met klanten en developers uit de hele wereld. We hebben teams in Nederland, Spanje en Vietnam. Onze dagelijkse standup is altijd een leuke mix van talen en culturen. Om dit allemaal te laten werken met het tijdsverschil en omdat we niet even snel naar de collega op kantoor kunnen lopen, gebruiken we 2 applicaties. Google Meet voor al onze meetings en Slack voor onze dagelijkse communicatie over projecten en de planning.

In deze blog geven we je een paar tips hoe je het beste uit het gebruik van Slack kunt halen.

Wat is Slack?

Slack is een op kanalen (channels) gebaseerd communicatie platform, stel je WhatsApp voor, maar met veel meer opties om alles te organiseren, met veel handige opties zoals notificaties tijdelijk uitzetten per kanaal, threads (reacties onder 1 bericht) gebruiken, bestanden en berichten vastzetten, herinneringen en workflows. Met Slack kun je al je software, apps, tools en services met elkaar verbinden. Het laat je efficiënter werken. Als je met Slack begint en een heel simpele basis handleiding wilt, kun je hier beginnen: Start guide Slack en deze handige cheat sheet voor alle sneltoetsen combinaties.

Tips en handige weetjes

Als je de basis van Slack kent, gaan we verder met hoe je de beste ervaring uit Slack kunt halen. We hebben een aantal best practices, wat niet te doen en enkele handige tips gecombineerd.

  1. Gebruik threads voor verschillende onderwerpen!
    Verander Slack kanalen niet in een gewone berichten-app. Slack is niet bedoeld om op die manier gebruikt te worden en het zal erg afleidend worden. Je krijgt dan talloze berichten voor je hele team om te lezen om er zeker van te zijn dat ze niets belangrijks hebben gemist. In plaats daarvan wil je dat het team de gesprekken in kanalen gebruikt als berichten (reacties) threads. Hierdoor kan iedereen op specifieke berichten reageren en een nieuwe thread maken zonder iedereen te onderbreken en af ​​te leiden. Je kunt de persoon die je wel graag een notificatie wilt sturen ook altijd via @name taggen en een geforceerde notificatie geven. Om je threads gemakkelijk terug te lezen, ga je naar het linkermenu en klik je op 'Threads'. Hier vind je een overzicht van de laatste reacties. Als je getagd wordt zul je ook zien dat ‘Threads’ dik gedrukt wordt.
  2. Tijdzone
    Wanneer je met klanten of collega's in een andere tijdzone praat, is het handig om je tijdzone en werkuren in te stellen. Dit kun je instellen door naar Preferences -> Language & region > Timezone te gaan (en daar je werktijden in te vullen). En controleer of je je tijdzone correct hebt ingesteld bij Preferences -> Language & region > Timezone. Als alles correct is ingesteld, kunnen collega’s die je een bericht sturen op de zijbalk in de chat klikken en je tijdzone zien. Ze krijgen ook een waarschuwing als ze je buiten werktijd een bericht sturen.
  3. Geef een 'ster' aan belangrijke kanalen, personen of groepen.
    Wil je snel een belangrijk kanaal, groep of persoon terug vinden waar je veel mee overlegd? Dan kun je de 'ster' functie gebruiken om deze te markeren. Zo houd je belangrijke kanalen bij elkaar en kun je kanalen die je weinig gebruikt op stil zetten.
  4. Categoriseer kanalen met secties
    Gebruik secties, je kunt deze gebruiken om je kanalen in categorieën te zetten. Dit doe je door via op de rechtermuisknop op een kanaal te klikken naar 'additional options'. Op deze manier kun je bijvoorbeeld je marketing kanalen in een sectie zetten en alles overzichtelijk categoriseren.
  5. Pin of bewaar belangrijke berichten en bestanden
    Slack geeft je meerdere opties om je berichten te structureren en te ordenen in kanalen, groepen en zelfs in 1 op 1 gesprekken. Als een bestand of bericht wat gedeeld is belangrijk is kun je het een ‘pin’ geven waardoor het aan het gesprek als een favoriet wordt bewaard in de snelle links in de zijbalk van het kanaal. Ook kun je het via bewaren aan je eigen bewaarde berichten toevoegen. Beide zijn handige manieren op informatie terug te vinden. Gepinde informatie is voor iedereen zichtbaar, maar bewaarde items zijn alleen voor jou bewaard.
  6. Berichten bewaren voor jezelf
    Je kunt berichten die je verstuurd of krijgt, opslaan in slack in een archief. Je kunt ze terug vinden bij ‘Saved items’ in de linker kolom van je scherm in het menu. Je kunt ook een chat met jezelf starten, dit is ook een handige manier om notities te bewaren.
  7. Te veel Slack kanalen
    Laat je Slack niet een ongeorganiseerde bende worden met honderden kanalen en groep chats die je eigenlijk niet meer gebruikt. Het probleem met te veel kanalen is dat je vaak teveel tijd kwijt bent aan zoeken waar je iets hebt gedeeld of waar je iets in moet delen. Want was dat bestand nu gedeeld in #marketing, #marketing-team, of #marketing-ideas? Om productief te kunnen blijven, moet je af en toe de tijd nemen om op te ruimen. Archiveer kanalen wanneer ze niet meer gebruikt worden en zorg dat discussies in georderde kanalen blijven. Wanneer medewerkers off-topic gaan, herinner ze aan dit in een thread te doen in het kanaal, of naar het juiste kanaal te gaan. Anders zal de notificaties voor het team afleidend werken.
    • Zorg voor focus wanneer je een nieuw kanaal maakt, maar wees ook niet te specifiek. Als voorbeeld, in plaats van 3 kanalen voor marketing kun je ook minder aanmaken en in threads werken als het specifiek wordt.
    • Weet dat je ook bepaalde kanalen prive kunt maken. Op deze manier kunnen alleen diegene die uitgenodigd zijn het kanaal zien.
    • Voeg niet ‘even snel’ een extra kanaal toe als je iets wilt bespreken, vaak kan dit ook een in groep chat met alleen de medewerkers waar het omgaat. Als je wel een tijdelijk publiek kanaal maakt vergeet deze dan niet later weer te verwijderen of te archiveren als hij niet langer meer nodig is.
    • Maak gebruik van Slack’s eigen prefix teksten voor kanalen om ze georderd te houden. Slack geeft je suggesties als help-, proj- en team-. Je kunt ook je eigen prefixes toevoegen door naar de instellingen te gaan: Settings & Administration > Workspace Settings > Menu > Customize > Channel Prefixes.

       

  8. Notificaties
    Zorg dat je niet te afgeleid raakt van alle notificaties. Je kunt bijvoorbeeld naar Preferences -> Notifications gaan en de instellingen veranderd naar ‘Direct messages, mentions and keywords’. Je kunt ook een heel kanaal stil zetten (mute) bij de opties van het kanaal. Een andere handige optie is de werktijden instellingen, het is alleen de start en eindtijd van de dag waarin je kunt aangeven dat je dan de notificaties wilt ontvangen, alles daarbuiten wordt dan stil gehouden. Je moet dus alsnog je dagelijkse lunch of een standaard meeting zelf handmatig instellen. Je kunt ook instellen wat je wel en niet op je verschillende apparaten wilt ontvangen. Zo kun je aangeven alleen de belangrijkste berichten op je telefoon te ontvangen.
  9. Gebruik de ‘Do Not Disturb’ modus
    Dit is een handige optie om je te helpen met je focus. Klik op je profiel foto bovenin rechts en klik op Pause notifications. Kies hoe lang je de DND modus wilt laten duren. Je collega’s zien een “do not disturb” icoon naast je naam en krijgen een popup bericht met de vraag of ze zeker weten dat ze je nu een bericht willen sturen. Je kunt dit gebruiken voor lunch, meetings, en je focus tijd. Een snelle manier om je DND in te stellen is: /dnd [time] – Dit start je niet storen modus gelijk, stel bijvoorbeeld in /dnd for 30 minutes (30 minuten wordt je niet gestoord door collega’s)
  10. Stel herinneringen in
    Je kunt Slack gebruiken om jezelf of je collega’s te herinneren aan een taak. Als je jezelf een herinnering wilt sturen, type dan /remind me gevolgd door de herinnering. En voor iemand anders: /remind [@someone of #channel] [what] [when]. Onderstaand wat voorbeelden:

     

     

  11. Installeer een kalender voor Slack
    De app Google Calendar kan je een handig overzicht geven voor je dag en je steeds enkele minuten voor de volgende agenda item een herinnering sturen. Zo kun je vanuit een herinnering voor online meetings op de link klikken om gelijk deel te nemen. Je bent dus nooit meer op zoek naar het linkje voor je video meeting. Als je Microsoft producten gebruikt kijk dan eens naar deze Slack apps.
  12. Code delen met ‘snippets’
    Het gebruiken van Snippets is een gemakkelijke manier voor developers om hun code te delen en om bugs of verbeteringen te bespreken. Als je een Snippet wilt maken, dan klik je op het bliksem icoon onder berichtveld en selecteer: Create a new text snippet. Geef vervolgens de Snippet een naam, selecteer de programmeertaal en voeg de code toe. Optioneel kan je ook een bericht toevoegen.
  13. Verbind apps met slack
    De veelgebruikte apps kan je toevoegen aan slack. Bijvoorbeeld een tool zoals Asana, die je up to date houdt in slack over taken die binnenkort aflopen. Bekijk alle apps die je aan slack kan koppelen.
  14. Gebruikt workflows
    Workflows zijn processen die herhalend zijn en in een automatische workflow gezet kunnen worden. Bekijk deze webinar of probeer één van de volgende voorbeelden:
    • Template voor Daily standup herinnering:: Iedereen kan een update doen in deze channel met wat ze gedaan hebben en wat ze gaan doen.
    • Template voor status update: Of je kan een Workflow maken die automatisch het team vraagt waaraan ze werken en dat dit bericht naar je toe wordt gestuurd.
    • Aanvragen voor toegang of vakanties: Een workflow met standaard vragen voor bijvoorbeeld toegang aanvragen of vakantieaanvragen.
    • FAQ: Voor vragen die veel gesteld worden: Om een standaard antwoord op te zetten, klik je op de Workspace in de linkerbovenhoek van het scherm. Ga naar Administratie > Customize. Dit zal je redirecten naar een bewerk pagina van je Workspace scherm. Klik op het Slackbot tabblad en dan op + Voeg nieuw antwoord toe. Typ een trigger woord of zin in het ‘What someone says’ veld en het antwoord dat automatisch gegeven moet worden. Het antwoord kan tekst, afbeeldingen, links en emoji’s bevatten. Let wel op met het aanmaken van triggers. Een woord of zin dat veel voorkomt in conversaties kan er ook voor zorgen dat je kanalen gespamd worden met Slackbot berichten

Als je Slack gebruikt, denk er aan om apps te koppelen. Als er geen standaard oplossing of koppeling mogelijk is, dan kan Toomba je helpen met Apiify.io. Meer weten? Lees hier meer over Apiify.io en de oplossingen om applicaties te koppelen.

Kom met ons in contact